仕様の共有や作業指示など、どのように行うと良いのか。
おそらく、そこには会社の文化やプロジェクトのルールが関わってくると思います。
最近、、、いや以前から思うのですが、口頭だけのやりとりはやめた方が良いと思います。
私の周りでは、発言した内容が飛び交うことから『空中戦』などと呼んでいますけどね。。。(´-ω-`)

ブレーンストーミングなどで、アイデアを出し合う場は別ですが、システムやアプリケーションの仕様を伝えるときに口頭だけってのがあるんです。
言う方は言いっぱなし、聞く方は聞きっぱなしな状態。
言う方は、豊富な知識と経験を脳内から語るだけで、資料は存在しない。
聞いた方は、メモに取りきれない量であったり、資料を起こすよりは、やってしまった方が早いと思うためか資料化しない。
数週間、あるい数ヶ月はすると、また同じことを聞いたりしている。
別な人も同じく聞きたいことが出ると、聞きに行く。
当然のことながら、時間は聞きに行く人分が乗数としてかかることになる。
特に、このやりとりを電話などでやってしまうと、どうにもしがたい。
ゆくゆく言った言わないの水掛け論になることが容易に想像できる。

やはり資料を作成して、話したこと、聞いたことを纏めて、プロジェクトで共有すべきと思う。
資料は、構成管理(バージョン管理)ツールを用いるのが良い。
原本が1つになるため、置き場所さえ決めてしまえば、そこに追加していけばいいからだ。
構成管理ができれば、いつ誰が更新したのかも一目瞭然だし、差分表示をすればどこをどういう風に変えたかも分かる。
構成管理をせず、ファイル管理だけで済ませてしまうと、これはこれで大変なことになる。
ファイル管理の場合、更新者がバックアップを取って、ファイルの版数をアップし、コメントを記載したりすることでしょう。
そうすると同じようなファイルが複数できてしまい、最悪の場合、どれが最新か分からなくなったりする。
また、コメントは記載していても、結局どこを更新したか不明になってしまう。
それを防ぐために、変更した場所に取り消し線を付けたり、文字の色を変えたりして対応するが、そのうち資料のほとんどが色つき文字や背景色になって、それはそれは色鮮やかな資料となってしまうことでしょう。
情報を必要な人が、必要なときに、必要なところを取り出せるよう整理されているのが理想的だと思う。

確かに、全部が全部を資料作成するのかと言われるとそうとは思わない。
具体的には、決め事は必要だが、やり方は必要ないと思う。
やり方も同じくし、工場生産型のようにしたいのであれば、やり方も纏める必要があるがかなりの量になる。
資料ばかり増えたとしても、それの管理に追われることになるので注意しなければならない。
SIerの場合、そのプロジェクトでしか適用できないことが少なからずあるはずなので、やり方には少し余裕(自由度)をもたせても良いと思う。

あと、ドキュメントをExcelで方眼紙のようにして作成するではなく、文書作成ソフトを使う方が書きやすいし読みやすいです。
Excelって表計算ソフトですよね(^_^;)

ちゃんとやろう、ちゃんと。

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